Ce sont des coopérateurs-trices bénévoles qui contactent les producteurs, gèrent les relations avec eux et les commandes. Il n’y a pas de critères d’éligibilité pour devenir acheteur, il suffit d’être volontaire et curieux ! Pour le reste, une communauté d’acheteurs-teuses vous aidera, ainsi que le présent guide.
Contacter un nouveau producteur
Tout commence par prendre contact avec le producteur et lui présenter la COOP. S’il a des questions auxquelles vous ne savez pas répondre, vous pouvez le renvoyer vers le site internet qui répond à pas mal de questions.
De votre côté, voici les questions à lui poser :
- la liste des produits à acheter et leurs caractéristiques (produits bio, produits du terroir, fabrication artisanale, rapport qualité/prix…)
- comparer avec la liste des produits déjà en boutique (voir le Catalogue)
- les quantités minimum (ex : 36 bouteilles)
- la taille des lots (ex : cartons de 12 bouteilles)
- le montant des frais de port
- la quantité mini (ou le montant mini) pour ne plus avoir de frais de port
(ex : pas de frais si la commande dépasse 400 € HT) - connaitre quel serait le budget pour une commande « type » et voir avec le trésorier si c’est acceptable (les commandes vont de 100 à 1 000 €)
- connaitre la durée de conservation des produits (ne pas acheter une trop grosse quantité de produits périssables pour une première commande)
- discuter d’un tarif pro avec une réduction réservé aux professionnels/associations (nous avons un numéro de SIRET).
Commander auprès d’un fournisseur
Pour passer commande vous aurez sans doute besoin de :
- Nom : Coop’ les Bains
- adresse : 22 bis Rue de Malleville – 95880 Enghien-les-Bains
- SIRET : 844 730 226 000 17
- téléphone : 06 31 89 21 84
- mail contact : coop.alimentaire.enghien@gmail.com
Gérer la commande et la livraison
L’adresse de livraison est l’adresse de la Coop.
Dans l’idéal, demander à se faire livrer pendant les horaires d’ouverture et si possible le lundi matin.
Une fois la date prévue, envoyer un mail à la mailing liste pour embaucher des volontaires.
En cas de nouveaux produits, il faut :
- les saisir dans la base de données avec leur prix (prix d’achat TTC + 10% de marge)
- indiquer les quantités reçues
- leur attribuer leur numéro (le code article).
- prévoir un emplacement dans les rayons
- réaliser les étiquettes pour les rayons (nom, prix et code article)
Réceptionner les commandes
Une fois les commandes réceptionnées, il faut les étiqueter avec leur code article et les placer en rayon.
Payer les commandes
Plusieurs mode de paiement sont possible.
Souvent, pour une première commande, il est nécessaire de payer en avance. Obtenez le RIB du fournisseur et contactez les trésoriers.
Pour les commandes suivantes, voyez avec le fournisseur les délais de paiement. N’oubliez pas de transmettre le plus rapidement possible la facture aux trésoriers pour qu’ils payent le fournisseur (généralement par virement)
Une autre possibilité est de payer soit même la commande (après accord du trésorier) et de se faire rembourser le montant sur présentation de la facture (obligatoire).
Célébrer et Informer
Vous êtes allé jusqu’au bout de l’approvisionnement : Bravo !
Vous pouvez faire un mail et/ou demander à l’équipe « Communication » d’inclure dans la prochaine Newsletter un paragraphe sur ce nouveau produit.
Pour cela, fournissez leur un beau visuel et une petite description du produit, et ce qui vous a motivé pour faire en sorte qu’il trouve sa place dans les rayons.
